Ejecución de proyecto
Mes 1. Trabajo Manual Cuando nos piden realizar un plan de trabajo se busca anticipar, es decir, saber antes de asignar recursos los tres aspectos principales de un proyecto, es decir:
* qué queremos conseguir (objetivos). El Qué
* en qué tiempo (cronograma). El Cuando
* y a qué costes (presupuesto). El Cuanto
Es lo que se denomina habitualmente triángulo de la gestión de proyectos. El triángulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros.
Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara, esos tres aspectos y facilitar la toma de decisiones (a tus jefes, tu equipo o a tí). La toma de decisiones se hace al principio (lo que se llama viabilidad) pero, sobre todo,a lo largo de todo el proyecto (seguimiento). Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones.
Y por último, para entender la obsesión por la planificación simplemente decir que es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. ¿Porqué? Pues porque una vez que arrancan los trabajos, se asumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempo invertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos (ningun plan se cumple al 100%.
Objetivos y Actividades
Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo más sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar jerárquicamente (técnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fácil, lo difícil es que esas actividades cumplan tus objetivos, es decir, que se cumpla el alcance (o éxito) del proyecto. Pero, ¿porqué es tan difícil? Porque es difícil determinar:
* Como medir el éxito de los objetivos
* Como medir la relación causa efecto (Actividad Relacion Actividad Objetivo/Objetivo)
El plan debe contener las actividades y los objetivos y, de forma clara, se tiene que ver su relación, debe haber una lógica: cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Sin embargo suele ocurrir que aunque cumpla con ciertas actividades no cumpla un objetivo o un hito del proyecto.
Actividades e Indicadores
Un indicador es un dato objetivo que permitirá:
* Medir el impacto de una actividad
* Medir el grado de éxito de un objetivo
Generalmente es un número, pero no tiene porqué. Sin indicadores no sirve de nada la planificación porque no hay forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberían conseguir ciertos equilibrios:
* Precio vs Precisión. Lo ideal es lo más barato posible a una precisión razonable
* Disponibilidad vs Precisión. Lo ideal es tener el indicador lo más rápido posible porque permite anticipar decisiones.
Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación respecto al plan previsto (seguimiento). Es una forma de relacionar actividades y objetivos.
El Cronograma (La Planificación)
El cronograma es el plan de la variable tiempo. Es decir, un conjunto de actividades con sus plazos correspondientes (fecha de inicio y fin). Es decir, relaciona actividades y tiempo. La herramienta más utilizada es el diagrama de Gantt y también se utiliza mucho el concepto de ruta crítica y red PERT. Pero yendo a lo sencillo buscamos responder ciertas preguntas:
* ¿Cuando terminará el Proyecto? Plazo de Ejecución
* ¿Cuando se hará tal actividad? Inicio/Fin/Duración de una actividad
* ¿Qué avance de proyecto tendré en tal fecha? Hitos del Proyecto
Un cronograma debe servir para tomar decisiones, por ejemplo saber la implicación de un retraso en una actividad o de la modificación del alcance (nuevas tareas). La fecha fundamental es la de entrega del proyecto, el resto de plazos y fechas no son más que las causas que llevan (o no) a cumplir con el plazo de entrega
El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de los plazos previstos y, si es necesario (casi siempre) proponer un nuevo cronograma. Sirve para controlar la variable tiempo. Un hito podría decirse que es un indicador de la variable tiempo.
El Presupuesto
El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos). Lo ideal es un presupuesto por actividades donde cada actividad tenga su presupuesto. De esta forma se podría saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de actividades si están jerarquizadas. También se suele hablar por partidas generales o, en más detalle, según los planes de contabilidad. Da igual, la cuestión es saber a donde va el dinero.
El informe de seguimiento es sencillo, debe contener el seguimiento de las actividades o partidas y, si es necesario (lo habitual) proponer un nuevo presupuesto. Sirve para controlar la variable dinero.
ESQUEMA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U.E “VIRGINIA DE RUIZ FE Y ALEGRIA
LA SILSA-
PLANIFICACIÓN DE TRABAJO (PROYECTO)
Docentes: Antonio Acosta
Díaz, Quina
FASE I
DIAGNOSTICO DE NECESIDADES
DEFINICIÓN DE NECESIDADES
OBJETIVOS DEL PROYECTO
IMPORTANCIA DEL PROYECTO
FASE II
MARCO TEORICO
ANTECENDENTES HISTÓRICOS DEL PROYECTO
ANTECEDENTES DEL PROYECTO
BASES LEGALES
BASES TÉORICAS
DEFINICIÓN DE TERMINOS
DEFINICIÓN VARIABLES
FASE III
FASE MÉTODOLOGICA
TIPO DE INVESTIGACIÓN
POBLACIÓN, MUESTRA
DESCRIPCIÓN DE LOS INSTRUMENTOS
OTROS
FASE IV
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA
ANEXOS
